一、首先需要确保所使用的地下空间符合相关规定，符合规定的话则需要准备好以下材料：
营业执照原件、复印件。
租赁合同原件、复印件。
房屋产权证明原件、复印件（复印件需加盖公章）。
二、将以上材料提交给房建局进行备案，同时需要提交公共场所卫生检测报告，如果地下空间有集中空调，还需要提交空调通风检测报告。
三、等待房建局的审核，期间可能会需要多次沟通并修改材料，直至材料准备充分，符合备案要求。
由于办理地下空间备案涉及到的内容较多且较为复杂，如自己办理可能会很麻烦，所以强烈建议寻找专业的代办机构或公司进行办理。目前有一些专业代办公司可以提供一站式的服务，包括材料准备、提交、沟通、跟进等，可以大大节省自己的时间和精力。
另外，在办理地下空间备案时，提前联系咨询我们协助您办理。根据《城市地下空间管理条例》的规定，地下空间的使用需要经过备案手续，以确保其使用符合城市规划、建设和管理要求。因此，在您选择地下空间作为经营场所之前，务必确保您已经了解并遵守当地相关法律法规。
所需材料 营业执照原件、复印件；租赁合同原件、复印件；房屋产权证明原件、复印件
由于办理地下空间备案涉及到的内容较多且较为复杂，如自己办理可能会很麻烦，所以建议您联系我们协助您办理。