视频会议系统是通过网络传输，运用编解码技术把数据经过压缩后进行传输，然后在终端进行解码、显示的实时系统，因此视频会议系统能在千里之外通过网络传输实现实时的远程沟通。由于视频会议系统能充分节省传统会议所带来的差旅费用，因此在国家提倡构建节约型社会的新时期中，视频会议系统已经成为远程沟通交流的新常态。视频会议系统主要通过几个方面来实现远程的高效沟通交流。
1、实时高清晰的音视频传输
视频会议系统主要是通过网络传输技术对实时的音视频数据进行压缩，然后通过终端的解压、显示还原原始的音视频数据。随着硬件技术的不断发展，网络视频会议系统所支持的视频分辨率越来越高，视频会议传输的视频质量越来越高，高清的视频会议系统已经成为主流趋势。通过视频会议系统的实时高质量的音视频传输，我们可以在千里之外进行实时的面对面交流和沟通，而其效果不亚于传统的会议，并能给单位节省相应的差旅费用。
2、丰富的协同数据共享
视频会议系统除了能实现音视频实时交流外，还具有丰富的协同数据共享功能，如电子白板、文档共享、屏幕共享、程序共享等。这些格外的共享功能可以实现传统的黑板操作、协同文档共享等，因此使用视频会议进行远程会议沟通效果会更高效，比传统的会议更具协同共享优势。
3、灵活的会议机制
视频会议系统具有较为灵活的会议机制，可以通过后台进行会议的预约，通过短信进行会议通知等，通过这些灵活的会议机制，我们可以随时随地接收会议信息，并随时能参加相应的远程沟通和会议。
4、个性化的数据定制
视频会议系统除了能进行实时的音、视频、数据的沟通交流外，还可以和我们日常所用的系统进行无缝连接，我们可以在单位的oa系统上直接打开视频会议系统，或者在我们的ERP系统中实现远程会议沟通，这些都可以通过视频会议系统的个性化数据定制来实现。
5、多终端互联互通
随着移动终端的硬件不断发展，视频会议系统在移动终端上也能实现，通过移动终端进行远程会议不仅能解决传统视频会议需要固定的地点的问题，而且还能进一步节省相应的终端费用。随着手机、平板的视频会议软终端的出现，为随时随地进行视频会议提供了相应的硬件支持。