西安代理记账机构的档案管理规范，资料存放与销毁流程
西安代理记账机构需按规范管理客户档案，确保资料安全可追溯。存放规范：1. 纸质档案：记账凭证、账本、报表、合同等按 “客户 - 年度 - 月份” 分类存放，使用带锁档案柜，库房需防潮、防火、防虫；2. 电子档案：扫描纸质资料形成 PDF 文件，按相同分类存储于专用服务器或云端，设置访问密码，定期备份（每月至少 1 次）；3. 档案标签：注明客户名称、档案类型、年度、保管期限（凭证、账本 10 年，报表、合同）。销毁流程：1. 保管期满的档案，由机构提出销毁申请，列明销毁清单；2. 通知客户确认，无异议后由 2 人以上监销；3. 销毁后出具《档案销毁清册》，监销人、负责人签字，客户留存副本。
某西安机构因档案受潮导致凭证模糊，被客户投诉，升级库房设备后解决。建议企业定期核查代理机构档案管理情况，确保资料完好。
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