江门市源美礼仪婚庆活动策划中心

作为秘书或者助理的，在工作中经常要做会议的安排与准备 。其中布置会议场地时，应考虑会议的性质及与会人数的多少。例如，在提供信息的会议里，倘若人数众多，则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。河源招聘网：在解决问题的会议里，假如人数不多，最理想的安排是让每一位与会者均环绕桌子而坐，这样可方便每个人跟其他人进行多项沟通。

选择会场时应首先思考以下几个问题：

(1)会议室是否足以容纳所有的出席者并且设备齐全？

(2)会议室是否有充足的通风和照明设备？

(3)会议室是否受室外活动的干扰？

(4)会议室的设施是否能满足会议的要求和时间的长短？

(5)会议室地点是否对所有出席者都方便？

(6)会议室的费用是否可以承受？

(7)会议室在需要时是否有空？

会场选定后，接着布置会场。会议的气氛在一定程度上要靠会场的布置来渲染。会议室应当根据会议的内容来安排，或庄重肃穆，或郑重宏大，或热烈欢快。例如，人民代表大会的会场要布置得隆重庄严，庆祝大会的会场要布置得喜庆热烈，纪念性会议的会场要布置得肃穆典雅，业务洽谈会、看样订货会、经验交流会的会场要布置得和谐亲切。

1．会场设计

一般而言，会场形式依会场的大小、形状、会议的需要、与会人数的多少而定，通常呈大方形、圆形、方形等。

(1)圆桌式与方桌式。在圆桌或者方桌的周围安放椅子，可以让与会者互相看得见。领导和会议成员可以无拘无束地自由交谈，适合于召开15～20人左右的小型会议。

(2) 口字形。如果出席会议的人较多，可以把桌子摆成口字形，内侧也可以安排座位。

(3) [和V字形。摆成[字形、V字形时要注意主席位置，要有黑板或银幕。就像研讨会使用黑板或幻灯片那样，让与会者不必挪动座位就可以看到。

(4)教室型。目前中国最通行的开中大型会议的会场形式，其特点是容纳的人多，有气势，容易布置，容易选择现成的场地，如礼堂、教室、影剧院均可。在礼堂、会堂、影剧院等场所召开，主席台一般设在舞台上。中型会议的主席台，设在舞台上面或下面均可。小型会议可以不设主席台。

一般在主席台前设讲台，用于发言人讲话。主席台上可适当摆放鲜花。主席台背后悬挂会标或旗帜，会议名称的标语悬挂在主席台上方。

2．座次安排

与会人员的座次应统一安排，由于座位有前有后，有正有偏。在排座位时要妥善安排，照顾全面，可以采用以下方法排列：

(1)按汉字笔画排列。也就是按汉字笔画的多少，从少到多的顺序排列。笔画数目相同的，按起笔横、竖、撇、折的顺序排列；起笔相同的，再按第二笔顺排列，依此类推。如召开全国性会议，可按各省（自治区、直辖市）名称的笔画多少排列座次区域。召开政治协商会议、人民代表大会等，为了体现平等精神，也可以按姓氏笔匦排列座次。

(2)按地理位置排列。例如，召开全省性会议，可以按统一的市、县排列质序，安排各市、县人员的座次。

(3)按行业系统排列。如召开全市性会议，可以把同一个系统的单位，集中排列在一起。

证件是出席会议的证明，是与会人员身份、资格、权利、待遇的凭证。代表证、记者证、工作人员证要用不同颜色的字或纸印刷，以作区别。